Newsletter – co to właściwie jest? Poradnik dla początkujących 

Współcześnie e-mail marketing jest bardzo popularną formą reklamy. Zarówno duże, jak i dopiero rozwijające się firmy stawiają na kampanie mailingowe. Stosowany jest, aby zwiększyć rozpoznawalność marki w sieci oraz poprawić wyniki sprzedażowe. Czym jest newsletter, jak powinien wyglądać i po co się go wysyła? Odpowiedzi na te pytania (i nie tylko) znajdziesz w poniższym artykule.

Czym jest newsletter?

Newsletter to wiadomości e-mail, które wysyła się, aby utrzymywać stały kontakt z odbiorcami/klientami. Mogą mieć różne cele, najczęściej jednak należą do nich: wzmacnianie wizerunku marki, informowanie o ofertach, nowościach, zmianach lub aktualizacjach dotyczących danej firmy. Wszelkie informacje zawarte w newsletterze muszą być w jakiś sposób istotne dla odbiorców, tzw. subskrybentów.

Musisz wiedzieć, że newslettery w żadnym wypadku nie są wysyłane do przypadkowych osób. Aby otrzymywać takie wiadomości, trzeba najpierw wyrazić na to zgodę.

Jak działa newsletter?

Na pewno spotkałeś się gdzieś w sieci z tekstami typu: „zapisz się do newslettera”. No właśnie, słowo „zapisz” jest tutaj kluczowe, ponieważ to Ty wychodzisz z inicjatywą, aby dostawać te wiadomości i z własnej woli wpisujesz swojego maila w odpowiednim okienku.

Dobrą praktyką e-mail marketingu jest korzystanie z jednego szablonu newslettera, co ułatwia odbiorcom skojarzenie, od jakiej firmy pochodzi dana wiadomość. Często głównym czynnikiem, który na to wpływa jest właśnie zastosowana w newsletterze kolorystyka firmowa.

Wiele marek rzeczywiście wykorzystuje tę metodę, może sam to zauważyłeś. Poza tym odbiorcy przyzwyczajają się do wyglądu tych e-maili. Warto dodać, że gotowy szablon skraca też czas, jaki trzeba poświęcić na przygotowanie tych wiadomości do wysyłki.

Kolejna kwestia warta omówienia to czas wysyłki. Najlepiej, ab te wiadomości były wysyłane o stałych porach lub w regularnych odstępach czasowych, np. co tydzień. Bardzo ważne jest utrzymywanie stałego kontaktu z odbiorcami tych wiadomości, dlatego musisz pamiętać o regularności.

Przygotowując treść newslettera, spójrz na to od strony adresata – zastanów się, czy sam chciałbyś dostać taką wiadomość? Czy ten content jest ciekawy? Czy można w nim znaleźć jakieś dodatkowe treści, których nie ma w żadnym innym miejscu (np. na blogu)? Przykładami takich bonusowych materiałów mogą być m.in.: infografika, case study czy darmowy e-book. Wszelkie treści premium stanowią wartość dodaną dla Twojego odbiorcy.

Jak już wspomniałem, newsletter jest jednym z instrumentów we współczesnym marketingu. Jest on stosowany głównie w celu utrzymania stałej komunikacji z klientami. Treść poszczególnych maili musi być więc dostosowana do oczekiwań odbiorców.

Rodzaje newsletterów

Zarówno treść, jak i jego format mogą się różnić w zależności od grupy docelowej oraz celu, jaki chcesz z jego pomocą osiągnąć. Wyróżniamy następujące rodzaje newsletterów:

• budowanie autorytetu – dzięki temu przedstawisz swoją firmę jako godną zaufania. Zakomunikujesz też odbiorcom, że jest ona autentyczna oraz stanowi wiarygodne źródło informacji. Zazwyczaj zawiera on porady ekspertów, wskazówki, poradniki, różnego rodzaju triki czy informacje wewnętrzne. Ułatwia również zwiększenie sprzedaży,

• budowanie zaufania – tutaj zamieszcza się zarówno komentarze, referencje, jak i zdjęcia swoich prac. To wszystko stanowi potwierdzenie, że Twoja firma potrafi wykonać usługi na wysokim poziomie. W takim przypadku klient chętniej dokona wyboru i zaufa właśnie Twojej firmie, co przełoży się też na zwiększenie jej popularności,

• sprzedaż – firma, którą prowadzisz, musi zarabiać, w przeciwnym razie mija się to z celem. Nieważne, co sprzedajesz: mogą to być produkty lub usługi. Dbaj o unikalne opisy produktów, wysokiej jakości zdjęcia, opinie i referencje. Wykorzystuj wszystko, na co pozwala Ci budżet i wyobraźnia – promocje, oferty sezonowe czy reklamy. Dzięki dobrej strategii będziesz w stanie zwiększyć sprzedaż swoich produktów,

• firma – wiadomości w formie biuletynu sprawdzą się najlepiej w przypadku komunikacji wewnętrznej firmy. Możesz podejść do nich na różne sposoby – pochwała efektywnych pracowników, dzielenie się statystykami z branży, a może omówienie ostatnich osiągnięć firmy? Oczywiście możesz też przeplatać zawartość newslettera w zależności od własnych preferencji,

• organizacja – zbliżony do firmowego mailingu, różnica polega na tym, że nadaje się on tak samo do użytku wewnątrz firmy, jak i na zewnętrz. Najczęściej jest stosowany do informowania o nowościach związanych z firmą i jej rozwojem. Porusza także wszelkie tematy dotyczące świadczonych usług, utrzymywania relacji z klientami oraz całej branży,

• praktyczny – przekazuje wartość poprzez wskazówki, które możesz wykorzystać w praktyce. Jeśli jesteś właścicielem sklepu z oświetleniem, jedną z wiadomości możesz poświęcić np. wyborze odpowiedniej lampki dla mola książkowego, który zarywa noce podczas czytania,

• blog – jest to świetna opcja, gdy posiadasz bloga firmowego. Dzięki temu klienci otrzymują wartość w postaci rozbudowanych artykułów, a poza tym masz dodatkowe źródło kierujące ruch na stronę. Na takim newsletterze najbardziej mogą skorzystać firmy, którym zależy na pozyskaniu potencjalnych klientów (ale wcześniej muszą ich jakoś przyciągnąć do swojej oferty) oraz marketerzy afiliacyjni,

• artystyczny – robisz zdjęcia, tworzysz muzykę, a może malujesz? Za pomocą takiego newslettera możesz dzielić się swoimi najlepszymi pracami. Możliwe, że przy okazji kogoś zainspirujesz,

• analiza – tutaj zawarte są wszelkiego rodzaju statystyki lub wykresy opracowane przez ekspertów. Jest to świetne rozwiązanie dla osób pracujących w konkretnej niszy – umożliwi im bycie zorientowanym w kwestii nowości i obecnych trendów w branży. Może być to ciekawie przygotowane streszczenie ostatnich wydarzeń lub opracowanie danego tematu poparte danymi itd.

Systemy do obsługi newslettera

Pewnie się zastanawiasz, jak wygląda wysyłka tych wiadomości z perspektywy ich twórcy. Zacznijmy więc od tego, czego potrzebujesz na początek, aby w ogóle móc je wysyłać.

Na rynku możesz znaleźć spory wybór systemów do e-mail marketingu. Dzięki nim z łatwością wyślesz wiadomości masowo – do wszystkich swoich subskrybentów naraz. Prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę, że narzędzia tego typu zasadniczo ułatwiają pracę. Powód jest prosty – w innym przypadku trzeba by było wysyłać to wszystko ręcznie.

Twoi użytkownicy mogą zostać podzieleni na określone grupy, np. według ich zainteresowań czy pełnionych przez nich funkcji. Jeśli masz stworzoną własną listę mailingową, to możesz wysyłać różne wersje wiadomości do różnych grup użytkowników. Zapewni to maksymalne dopasowanie do potrzeb konkretnych odbiorców.

Dodatkowym plusem narzędzi do wysyłki newslettera jest to, że mają duże możliwości wizualne. Poza tym systemy do e-mail marketingu umożliwiają też personalizację wiadomości. Jak wiesz, w dzisiejszych czasach jest to bardzo istotne.

Pamiętaj jednak, że ostatecznie wybór narzędzia zależy od tego, co chcesz osiągnąć z jego pomocą. Dobrym sposobem jest przetestowanie danej platformy, zanim zdecydujesz się na zakup – większość z nich ma darmowe okresy próbne.

Tworzenie newslettera, czyli jak on powinien wyglądać?

Przed rozpoczęciem tworzenia wiadomości, musisz zaplanować, do kogo chcesz wysyłać maile. Ważne są też następujące kwestie: kiedy i po co będziesz to robić. Poniżej omówię kilka kluczowych aspektów tworzenia takich treści.

Cel i grupa docelowa

Dwa główne cele newsletterów to zwiększenie sprzedaży oraz zdobycie nowych klientów. Chcąc stworzyć takie wiadomości, musisz wiedzieć, co jest Twoim celem.

Kiedy zaczniesz już tworzyć swój mailing, pomyśl o ludziach, do których kierujesz wiadomość – w tym momencie powinieneś mieć już opracowaną grupę docelową. Następnie skup się na tym, co im chcesz przekazać.

Zwróć uwagę na fakt, że inaczej będziesz pisał do klientów indywidualnych (b2c), a w inny sposób zwrócisz się do odbiorców biznesowych (b2b).

Język komunikacji

W zasadzie do każdego odbiorcy należy pisać w nieco inny sposób. Dostosowanie stylu komunikacji do odbiorcy to jedno z Twoich zadań.

Pisząc wiadomości dla osób z danej branży, korzystaj ze słownictwa branżowego. Jeśli jednak wysyłasz treści do klientów spoza niej – wtedy najlepiej pisać prostym językiem.

System mailingowy

Wybierając system do zarządzania i wysyłki newsletterów, sprawdź kilka zasadniczych kwestii. Tak jak pisałem wcześniej, najlepiej zrobić to podczas okresu testowego.

Elementy, na które warto zwrócić uwagę to:

• czy jego obsługa sprawia Ci trudność,
• czy dany system posiada opcje, na których Ci zależy,
• czy można robić testy A/B i SPAM,
• jakie elementy możesz edytować,
• czy masz wgląd do statystyk (analiza skuteczności).

Ciekawy i przykuwający wzrok temat wiadomości

Ciężko jest przewidzieć, jaki temat maila będzie najbardziej odpowiadał Twoim odbiorcom. Najlepiej sprawdzić to poprzez testowanie różnych wariantów – do tego właśnie służą testy A/B.

Polegają one na tym, że część osób dostaje jedną wersję wiadomości, a druga część nieco inną. Następnie analizujesz wyniki i masz już gotową podpowiedź, jaki styl wiadomości stosować w przyszłości.

Treść i aranżacja graficzna

Na początek musisz podjąć decyzję, jak będzie wyglądał Twój newsletter. Czy pójdziesz w kierunku wiadomości tekstowej, czy może graficznej? Sporo tutaj zależy od tego, do jakich odbiorców kierujesz te wiadomości. Kreacja graficzna bardziej pasuje do klientów B2C, a tekstowa – B2B. Oczywiście w przypadku Twoich klientów może być inaczej, dlatego musisz się z tym liczyć. 

Dobrze by było, gdyby w tym drugim przypadku nie był to jednak sam tekst. Elementy graficzne ułatwiają skanowanie treści, a dodatkowo pozwalają odpocząć naszym oczom. Warto pamiętać, że wiele osób ma pamięć wzrokową, poza tym grafika jest zawsze łatwiej przyswajalna od tekstu.

Treść i grafika – jakie proporcje będą optymalne?

Zacznijmy od tego, że nie ma czegoś takiego jak idealne proporcje tekstu i grafiki. Do wszystkiego trzeba podchodzić z głową i – co najważniejsze – testować!

Newsletter nie powinien składać się ani z samej grafiki, ani wyłącznie z tekstu. Dobrą praktyką jest umieszczenie najważniejszych informacji w tekście. Oczywiście w taki sposób, aby było to łatwe do zrozumienia i jednocześnie możliwe do przeczytania w wolnej chwili w ciągu dnia, np. podczas dojazdu do pracy.

Grafiki powinny być w jakiś sposób dopasowane do tekstu. Poza tym warto dodawać do obrazków opisy alternatywne – dzięki temu w sytuacji, gdy dana grafika się nie wczyta, odbiorca zostanie poinformowany o tym, co przedstawia obrazek. Niektórzy mają też włączoną opcję blokowania wiadomości graficznych, czasami jest ona ustawiona automatycznie przez dostawcę poczty.

Odpowiednio sformułowana stopka

Może się wydawać, że skoro jest umieszczona na samym końcu naszej wiadomości, to nie ma żadnego znaczenia. Nic bardziej mylnego!

Tak naprawdę stopka jest dla Ciebie świetną opcją – pozwala na zamieszczenie danych kontaktowych, odnośników do portali społecznościowych oraz informacji o firmie.

Każda pojedyncza wiadomość musi zawierać przypomnienie o możliwości rezygnacji z subskrypcji. Ze względu na użyteczność dla odbiorcy, najwygodniej byłoby umieścić klikalny link do rezygnacji. Klikalny, czyli taki, który wystarczy nacisnąć, aby zrezygnować z otrzymywania wiadomości.

Czym jest przycisk call to action?

Wysyłane przez Ciebie wiadomości powinny w jakiś sposób angażować czytelników. Dobrym sposobem na osiągniecie tego są przyciski Call To Action (czyli CTA).

Nie tylko dobrze wyglądają, ale również skłaniają do podjęcia działania, którym może być choćby przejście na landing page. To właśnie one mają największy wpływ na efektywność mailingu.

Ważne, aby w jednym mailu użyć jednego (maksymalnie dwóch) CTA. Pierwsze wezwanie do działania najlepiej zamieścić nad linią zanurzenia – jest to widok, który wyświetla się po otwarciu wiadomości, bez konieczności scrollowania. Odbiorcy lubią wszelkiego rodzaju ułatwienia.

Koszt związany z zapisem

Z perspektywy odbiorców zapis do newslettera jest najczęściej bezpłatny. Firmom zależy na zdobyciu nowych subskrybentów, a ludzie nie zapisywaliby się tak chętnie, gdyby musieliby za to płacić.

Twórcy tych treści mogą ponosić koszty związane z korzystaniem z platformy mailingowej. Jest to jednak uzależnione od liczby subskrybentów, ponieważ w wielu narzędziach można korzystać z darmowego dostępu. W takim przypadku obowiązuje określony limit wysyłanych wiadomości. 

Weźmy za przykład MailerLite, czyli narzędzie najczęściej polecane przez marketerów. Oferuje ono mnóstwo różnych opcji, a edycja poszczególnych elementów jest bardzo intuicyjna. Tutaj możesz wysyłać newslettery za darmo, jeśli liczba odbiorców nie przekracza 1 000. Drugi haczyk to miesięczny limit wysyłanych wiadomości, który wynosi 12 000. Na początek jest tego nawet za dużo.

Czym jest mailing i co go odróżnia od newslettera?

Mailing jest masową wysyłką wiadomości, którą kierujemy albo do bazy własnej, albo zewnętrznej. Celem wysyłania takich wiadomości jest praktycznie zawsze sprzedaż (lub inny rodzaj konwersji).

Skupia się na tym, żeby poinformować o danym produkcie, jednocześnie zachęcając do jego nabycia. Może dotyczyć też ogólnie zrobienia zakupów w konkretnym sklepie, wzięcia udziału w jakimś wydarzeniu lub zarejestrowania się na danej platformie.

Czym jest autoresponder?

Autoresponder to wiadomości e-mail, które są wysyłane automatycznie. Wcześniej oczywiście należy ustawić, jak ma to przebiegać – w jakiej sytuacji mają być wysyłane określone wiadomości.

Są one stosowane do potwierdzenia chęci zapisu do danego newslettera. Autoresponder  na podany przez nas adres e-mail wysyła pytanie, czy na pewno chcemy otrzymywać maile od danej osoby czy firmy.

Newsletter dla firm – wady i zalety

Newsletter – jak każda forma marketingu – może zapewnić firmom wiele korzyści. Jest najlepszym sposobem na zwiększenie zainteresowania wśród klientów danego przedsiębiorstwa.

W rezultacie może też doprowadzić do zwiększenia sprzedaży w firmie. Jakie wady i zalety newslettera możemy wyróżnić?

Główne zalety wysyłania takich wiadomości

• budowanie relacji o charakterze osobistym – dzięki formie „listu” zapewnia niemal prywatną relację między klientem a firmą (lub marką). To właśnie podstawowa różnica między mailingiem i innymi formami reklamy online. Warto tutaj postawić na personalizowaną i oryginalną treść. Dzięki temu klient nie będzie odnosił wrażenia, że jest tylko kolejną osobą na liście adresowej – poczuje się tak, jakby zwracała się do niego druga osoba. W dodatku osobiście, nie za pomocą masowej wiadomości,

• obecność w świadomości klienta – działa to na prostej zasadzie. Wysyłając wiadomość do klienta (lub potencjalnego klienta), przypominasz mu o swoim istnieniu. Jeśli robisz to regularnie, tak samo regularnie pojawiasz się w jego umyśle. Dlatego bardzo ważne jest to, abyś w tytule e-maila używał słów, które będą się automatycznie kojarzyły z Twoimi produktami lub usługami. W chwili, gdy będzie potrzebował skorzystać z usługi, którą oferujesz, Twoja firma będzie pierwszą, o której pomyśli. Istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, że zwróci się wtedy do obcej firmy, skoro Twoją już zna,

• konwersje i niski koszt komunikacji – tak jak wspomniałem wcześniej, wiele narzędzi oferuje bezpłatne wiadomości do określonej liczby subskrybentów oraz maili. Po przekroczeniu tej liczby można wykupić większą liczbę odbiorców lub wiadomości, kwoty jednak nie są wysokie. Tak jak wspomniałem wcześniej, wiele narzędzi oferuje bezpłatne wiadomości do określonej liczby subskrybentów oraz maili. Po przekroczeniu tej liczby można wykupić większą liczbę odbiorców lub wiadomości, kwoty jednak nie są wysokie,

• naturalna baza odbiorców – tworzenie bazy odbiorców Twoich treści, czyli tzw. subskrybentów, przebiega w sposób naturalny. Poszerzasz ją małymi krokami, każdy adres osobno. Każdy subskrybent zapisuje się do tej bazy dobrowolnie, tak samo dobrowolnie może się z niej wypisać. Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od aktualnych klientów. Następnie można regularnie zwiększać rozpiętość działań, przechodząc przez portale społecznościowe oraz witrynę internetową. W ten sposób stworzona baza odbiorców będzie realnie zainteresowana Twoim newsletterem.

Główne wady newslettera

• spora konkurencja – dzisiaj można to tak naprawdę powiedzieć o wszelkich działaniach w internecie. Jeśli jednak uda Ci się znaleźć dla siebie mocny wyróżnik i dobrze zaplanujesz taką komunikację, to masz szansę na sukces. Warto wziąć pod uwagę, że nie każda firma wysyła tego typu wiadomości do swoich klientów. Koniecznie sprawdź, jak to wygląda w Twojej branży. Następnie zacznij przygotowywać interesujące i wartościowe treści. Może to właśnie Twoje treści będą najchętniej czytane?

• wymaga czasu – Czas jest tutaj kluczowy. Najpierw potrzebujesz go do zaplanowania całej swojej strategii, później do pozyskiwania odbiorców. Następnie będziesz musiał poświęcać sporo czasu na tworzenie treści do tych maili. Jeśli chcesz je wysyłać regularnie, bardzo ważna będzie konsekwencja działania.

Podsumowanie

Chyba nikogo nie trzeba przekonywać co do tego, że newsletter jest dzisiaj jedną z najpopularniejszych form marketingu.

Tworząc tego typu wiadomości, pamiętaj, że powinny mieć one przejrzysty układ graficzny – marketing nie lubi chaosu. Poza tym staraj się, aby poszczególne wiadomości nie były bardzo obszerne – bez obaw skracaj zbyt długie treści. Istotne jest również, aby wyświetlały się one prawidłowo na urządzeniach mobilnych, dlatego zadbaj o to jeszcze przed wysyłką pierwszych treści.

Jak widzisz, e-mail marketing jest przydatnym narzędziem, które pozwala na zwiększenie przychodów w firmie. Chociaż jego forma jest pozornie prosta, to wymaga jednak dużych nakładów pracy i czasu, aby przyniosła zamierzony efekt.