W dzisiejszych czasach stale pojawiają się nowe zawody, o których jeszcze do niedawna nikt nie słyszał. Jednym z nich jest właśnie asystentka wirtualna. Z tego wpisu dowiesz się, kim ona jest, jakie są wady i zalety takiej pracy. Poznasz również cechy, które bywają przydatne w pracy wirtualnej asystentki.
Co znajdziesz w artykule (spis treści)
Kim jest wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka bywa nazywana prawą ręką biznesów. Wspiera funkcjonowanie firmy (lub osoby, dla której pracuje) w codziennych obowiązkach.
Jest to osoba, której zleca się konkretne zadania, aby zostały wykonane na czas. Mogą to być np. obowiązki, za którymi nie przepadamy lub te, których nie jesteśmy w stanie zrealizować, choćby z powodu braku czasu.
Wirtualny asystent zdalnie wykonuje powierzone mu zadania, może więc pracować dla firmy na drugim końcu świata. Komunikacja z klientami również odbywa się w taki sposób.
Takie osoby najczęściej prowadzą własną działalność, dzięki czemu bez problemu mogą wystawiać faktury. Poza tym nie są to etatowi pracownicy, tylko freelancerzy, którzy wykonują zlecenia w zależności od zapotrzebowania.
Czym zajmuje się asystentka wirtualna?
Tak naprawdę będąc wirtualną asystentką, możesz robić mnóstwo rzeczy. Wiele zależy od tego, z jaką branżą współpracujesz.
Idąc tym tropem, mogą to być zlecenia typowo administracyjne, jak np.: obsługa skrzynki e-mail, research, organizowanie kalendarza, wystawianie faktur czy tworzenie ofert.
W przypadku social mediów mogą zajmować się m.in:. moderowaniem grup na Facebooku, obsługą kont na różnych platformach (np. na Instagramie), tworzeniem postów, odpisywaniem na wiadomości i komentarze.
Jeśli chodzi o branżę marketingową, będą to np.: publikowanie treści na witrynie, tworzenie strony internetowej, wysyłka newslettera czy pozycjonowanie. Do tego dochodzi pisanie artykułów na bloga, przygotowywanie grafik, ustawianie płatnych reklam. Poza tym mogą organizować i przeprowadzać kampanie marketingowe.
Wirtualni asystenci świetnie sprawdzą się też w przypadku, gdy prowadzisz webinary. Mogą np. w czasie rzeczywistym odpisywać na wiadomości wysyłane na czacie lub zająć się organizacją takiego wydarzenia.
W przypadku e-commerce do zadań wirtualnego asystenta mogą należeć też mailowa i telefoniczna obsługa klienta.
Jak widzisz, pracując w tym zawodzie, można robić tak naprawdę wszystko. Niektóre osoby przyjmują zlecenia jedynie z konkretnej branży, jeśli są w niej wyspecjalizowane. Są jednak takie, które są w stanie zająć się wieloma rzeczami, nawet takimi, które są ze sobą niepowiązane.
Na dobrą sprawę taka asystentka (lub asystent) może z powodzeniem zastąpić kilku pracowników, w dodatku z różnych działów.
Wady i zalety pracy jako wirtualna asystentka
Zalety
Do zalet pracy jako wirtualna asystentka należą:
- niezależność (brak ograniczeń ze strony kierownictwa),
- możliwość realizowania ciekawych projektów,
- sama decydujesz o swoich zarobkach,
- własne zasady pracy (wybór zleceń i klientów),
- elastyczny czas pracy,
- wybór miejsca pracy (dom, kawiarnia, plaża),
- rozwój.
Wady
Wśród głównych wad bycia asystentką wirtualną możemy wymienić:
- nieregularne zlecenia (zwłaszcza na początku),
- samotność i brak kontaktu z klientami wynikające z pracy zdalnej – choć dla niektórych będą to plusy,
- prowadzenie własnej działalności wiąże się z nowymi obowiązkami,
- wszystko zależy od Ciebie – organizacja czasu pracy, wykonywania zadań, pilnowanie terminów itd.,
- myślami praktycznie nigdy nie wychodzisz z pracy.
Jak zostać wirtualną asystentką?
Niektórzy mają obawy przed podjęciem takiej pracy, ponieważ wydaje im się, że trzeba posiadać jakieś określone wykształcenie. Nic bardziej mylnego – Twoje kwalifikacje zawodowe nie mają tutaj zbyt dużego znaczenia. Oczywiście możesz odbyć kursy, które lepiej przygotują Cię do takiej pracy. W internecie znajdziesz też sporo informacji na temat tego zajęcia oraz dużo wiedzy, często nawet darmowej. Warto to wykorzystać.
Istotne jest jednak posiadanie pewnych predyspozycji, które będą bezpośrednio wpływały na Twoją pracę. Na pewno ciekawi Cię, o jakie cechy mi chodzi. Zaraz się tego dowiesz.
Jakie cechy są przydatne?
W pracy wirtualnej asystentki ważne są głównie:
- skrupulatność,
- dobra organizacja,
- terminowość,
- łatwość wyszukiwania informacji,
- komunikatywność,
- umiejętność obsługiwania niezbędnych programów,
- łatwość poruszania się w sieci,
- chęć uczenia się i zdobywania nowych umiejętności.
Jakie narzędzia przydają się w pracy wirtualnej asystentki?
Obecnie znajdziesz na rynku mnóstwo narzędzi ułatwiających pracę i jej organizację. Przedstawię Ci teraz takie, które są wręcz niezbędne:
- program do mierzenia czasu, który przeznaczasz na konkretne obowiązki (np. Toggl Track czy Clockify),
- aplikacja do odbywania spotkań online (np. Google Meet czy Skype),
- program do prowadzenia księgowości (np. w wersji online: ifirma.pl),
- menedżer haseł (np. 1Password czy RoboForm),
- program do organizacji zadań (np. Notion, ClickUp, Asana),
- aplikacje do tworzenia grafik i materiałów promocyjnych (np. Canva).
Podsumowanie
Korzystanie z usług wirtualnych asystentów przynosi wiele korzyści. Jak widzisz, praca wirtualnej asystentki wiąże się z tym, że jej obowiązki mogą być bardzo zróżnicowane. Największy wpływ ma na to branża i typ biznesu, któremu zapewnia ona wsparcie.
Wirtualna asystentka musi posiadać pewne predyspozycje, które znacząco ułatwią jej wypełnianie poszczególnych zadań. Znajdziesz je w tym wpisie.
Z pracą asystentki wirtualnej związana jest też praca zdalna. Jakiś czas temu opublikowałem artykuł poświęcony pracy zdalnej, dlatego zachęcam do zapoznania się z nim.